法国驻华使馆新馆：前期维护准备是项目成功关键因素

自1964年与中国正式建交以来，法国驻中国大使馆一直位于首都北京三里屯使馆区的一栋小别墅内。80年代改革开放伴随着经济的高速增长，使得在华外交官以及使馆工作人员的数量逐渐扩张，法国政府不得不在此前原有的基础上额外再租借7个不同的办公地点以满足日常工作的需要。所以，在一个地址重新集结使馆所有职能部门的需求应运而生。与此同时，法国外交部发起了针对旗下全球所有物业合理化和现代化的提案，允许新建一栋新的驻华使馆来摆脱北京市区办公楼租金日益增长的问题，而其建设资金将从其他国家物业销售的费用中进行筹措。由此，法驻华使馆新使馆项目正式启动。

创新地结合了中国风水和法国高级时装元素，建筑面积19,950平方米的U形法国驻华使馆新馆由设计师Alain Sarfati设计，并授权北京建工集团（BCEG）实施工程土建。新使馆将为300人提供办公区域，除此之外，其建筑功能还包括公共接待设施、大使官邸和花园等。为降低能耗，建筑不但在设计上费劲巧思更配备了先进的能源监控系统。2011年3月，新使馆由法国总统亲自揭幕并于次年正式投入使用。

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维护准备项目

在建设如火如荼时，法国外交部物业部门意识到，在中国对项目进行技术文档管理和运营前期准备是一件非常具有挑战的事。谁能从设施可维护的角度来审阅图纸？如何从承包商处取得竣工图？如何确保建筑关键系统的可靠性？

为解决上述问题，咨询团队配合施工团队从三个阶段开展工作：

项目实施的三个阶段

阶段一：准备维护计划

– 制定预防性维护计划

– 从可靠性和可维护性角度对设计进行审阅

– 辅助建立技术文档（竣工图、设备编码和标注、运营和维护手册的制定）

– 估算维护预算和相应的人力需求

阶段二：甄选物业管理服务供应商

– 定义外包服务范围（工程类、非工程类）

– 主要针对工程服务（维护）准备技术规范和招标要求

– 起草最终合约，包括绩效目标、奖惩机制等

– 组织和跟进投标流程

– 辅助签约和议价工作

阶段三：辅助试运行

– 交付计算机化的物业管理系统（属于法使馆）并利用其对外包商进行培训

– 协调外包商开展前期工作

– 监督供应商第一年的工作绩效

– 在质保期前进行维护审计

在整个项目进行过程中，现场项目团队可充分调动和利用专业技术资源，包括专业维护技能、设施、设备（尤其是暖通设备）、方法和标准（EN13269-维修-维修合同编写导则）等。

该系统涵盖了项目初期所有的技术数据（楼宇系统典型的维护流程），从而能辅助项目进行数据采集和最终交付，以此顺利将完整的技能知识交付给最终的物业服务供应商。同时，系统会根据供应商的日常工作记录自动生成相关的数据和报表（基于EN13269 ）来考核其工作绩效。

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项目收益

使馆方面克服了诸多国外投资者在华投资时所面对的典型的具有“中国”特色的问题：

– 国内的工程建设公司在技术资料（特别是竣工图）和后期维护准备上缺乏经验

– 国内的设备供应商无法提供有效的维护手册

– 在施工或安装过程中因问题进行的现场调整和更改没有记录在案

– 在试运行中遇到的问题通常采取快速修复的策略，一般不会开展故障根源分析，也从不记录归档，导致后期故障反复发生

– 在实际工作中，救火式维修多于预防性维护

– 缺乏开展维护的基本科学方法，如故障诊断和排除

– 薄弱的技术标准/规范

– 国内的物业服务外包和设备售后市场尚不成熟，多以低价而非绩效作为竞争策略

作为业主从运营角度，使馆方的收益包括

– 在施工阶段便开始重新调整可维修性问题，从而减少日后对正式运营的影响

– 根据深入的技术分析，清晰合同需求定义，从而保证了高质量的供应商甄选流程，确保最终中标企业质优且价廉

– 凭借基于计算机的系统工具，不但项目能顺利交接，也保证了服务供应商能迅速在第一时间开展工作