碧桂园设计院信息化建设发展历程

1、设计特色

为了缩短设计的周期，碧桂园设计采用的是建筑单体高复用率的形式。即前期设计出整套的建筑单体产品（包括建筑图 结构图 水暖电图 装修图），然后复制到不同的规划平面中。然后根据规划的现场与政策变化情况做单体的改动。

2、存档特色和存在问题

碧桂园设计院计算机网络始建于2000年。起初状况比较简陋，没有一个中心的文件服务中心，只能依赖实体纸张存档方式。这给我们带来的很多管理上的漏洞与缺陷：

1）、图纸复用麻烦，只能依赖同一个设计人员跟进；

2）、图纸查找检索不方便，需要找图的时候需要打开对应的电脑搜索查找；

3）、数据安全性差，硬盘损坏了就只能拆下来拿去恢复，影响设计进度；

4）、人员离职数据容易丢失。设计人员因为各种原因离开设计院，设计的电子图纸零散的存放在设计人员个人主机里，查找时需要找到对应的电脑重新开机查找；有的归档到主任的电脑里，又增加其电脑的负荷；有的文件可能会被设计人员恶意删除。

5）、日积月累，实体档案库已经不胜负荷。特别是06、07年房地产鼎盛时期，每天都有新图入库。档案柜从原来50多个激增到200多个，图档室也因为荷载问题从原来的三楼搬到了一楼。

因此，从2006年开始，碧桂园设计院开始要求在归档实体图纸的同时，也要提交电子图纸DWG归档，由专门的图纸管理员负责归档到文件服务器，信息化建设迈出了第一步。但这也存在一系列的问题：

1）、设计人员工作忙，经常不能及时将电子图纸进行归档，或者归档的数量不全，时间久了最后也忘记了归档；

2）、归档文件时，通常碰到很多文件附带的信息无法完整的归档，比如说图纸的字体文件、引用文件、关联文件等；

3）档案管理部门不清楚归档的电子文件的版本是否正确，也没有很好的措施来检查归档的及时性、完整性、准确性；对于大量的图文档案，档案人员经常疲于整理、分类等管理工作；

4）设计过程中，往往将多张图纸画在同一个文件中，但归档时要求是要将其分拆开一张一张单张图进行归档，分拆的工作量很大；

5）、归档完成后的电子图纸由于统一放在光盘里，而且信息是孤立的、非集成的，数据无法共享，产生了很多的信息孤岛。对于项目过程中产生的很多标准化的图纸及文件，由于检索查找不方便，限制了这些文件的再利用价值，影响了设计效率；

3、出图打印方式

碧桂园设计院是直接面向甲方的设计院，要求的图纸量大，要求出图速度快。我们院没有设立集中的出图中心，因为假如设了集中打印出图中心，星期六星期天加班出图，打印室还要留专人管理。另外假设打印机发生故障，设计人员不知情况，一来一回给设计人员也带来很多不便。所以我们的做法是把打印机分散布置在设计人员座位附近，最大限度方便设计人员出图。我们院05年使用的是HP500喷墨打印机3台和HP1050喷墨打印机1台，如今使用6台激光打印机，直接服务周边设计人员。设计人员发送打印命令，走10~20步直接可以取出图纸。但是在方便设计人员打印的同时也带来了一些弊病。设计人员随手就可以打印，但是同一张图打印的数量比较多，打印上交归档的图纸和电子文档有时候对不上。我们不断要求设计人员提交电子图档必须保证与实物图纸一致。但这样的工作很难由第三方进行监控，只能依赖设计人员的自觉性和工作态度。

所以，传统手工图纸、文档保存方法十分不方便，不仅占据了大量的物理空间，并且检索、查询速度极慢；而且信息容易丢失，很难形成对图文档案的有序管理。

4、图文档管理系统建设目标

我们需要一个比较有效的机制去有效收集、管理和利用我们的设计成果----实体蜡纸图和电子DWG图，以及其他设计资源，实现设计资源和设计成果的可存、可管和可用。鉴于我院的以上特点，我们对图文档管理系统的建设给予了明确的目标，除了能满足通常意义上的图文档管理系统的功能外，还应该包括如下几点细节：

1）、整个系统要安全稳定。能支持1T以上数据处理量、能够提供维护和可持续发展，这些是基本条件。更重要的我们看重是兼容性要好，对现有CAD版本都要兼容、对我们现有的其他信息系统能做到集成；

2）、不能影响设计人员的正常打印，不给设计人员额外的操作负担，做到设计成果的自动、准确归档，能实现实物纸质图和电子图的一一对应，能对现成归档文件进行自动分类，尽量减轻设计人员和档案管理人员的工作量；

3）、部门之间独立管理，有专门的审核流程提供借阅、下载，确保设计成果的安全；对于图纸存档不单要存DWG文件，而且要把相关的字体、打印样式文件、外部引用文件也要保存；

4）、要提供DWF/PDF浏览方式，方便审核和远程查看；

5）、能实现多图自动拆分归档；对两张A2的图纸合并成一张A1幅面打印时要能正确区分并分开归档（拼图打印）；

6）、必须能提供方便、灵活的检索方式，检索速度能达到我院的需求；

图文档管理需求和系统选型

从2006年开始，我们着手调查市场上的相关产品，我们在全国先筛选出三家同类型的产品，分别是北京、杭州和深圳的三家软件厂商。从基本资料来看，其实这三家企业的产品都各有千秋，也看不出具体的差别。所以，当时我们就把一个会议室改造成一个专门的测试小网络，有20台测试电脑1台服务器。让这3家软件企业在不同时段将旗下产品安装上去，供全院设计人员进行为期1个月试用，然后分别给予评分。北京那家的产品虽然也是行业内比较知名的企业，兼容性也没有问题，软件的后续衔接也没有问题，但因为其图文档管理系统的操作比较复杂，打印收集系统又会影响到设计人员的工作，所以考虑到软件的推行困难等因素，我们只能放弃了；杭州的那家公司其公司规模不能与北京的那家公司和纬衡科技比拟，同时，其产品则是因为在图纸空间打印时提交的电子图纸是整个文件，而不是选择区域内的图形，给文件服务器造成重复使用的压力；另外拼图打印识别功能不能实现，DWF转换也不稳定；图签模板不能自定义等原因，我们也只能放弃了。

经过了4个月的对产品功能、公司背景、响应速度、应用案例等多方便的筛选比较，最后我们选择了纬衡科技的图文档管理系统。当然与纬衡科技的合作中也并不是一点问题都没有，但贵在其公司不仅图形技术的底蕴非常深厚，对于问题的反馈及响应处理能力也非常及时，而且始终坚持不懈（这点确实也是我们当初选择的重要因素），以至于大大提快了我院图文档信息化上线的进程。

图文档管理系统应用情况

碧桂园设计院图文档管理系统取得了预期的应用效益：

1、 解决电子图文档资源的自动收集难题

1）、通过IT技术使被动的归档方式变为自动的归档方式

凡是通过客户端打印的电子文件（AutoCAD、MicroStation、EXCEL、WORD、PPT）都可以被自动收集归档，防止了信息散落在各个设计人员的手里，避免造成设计成果和设计资源的严重流失。实现了员工在打印文件的同时就自动完成了电子文件的归档工作，保证电子文件归档的准时、准确；

2）、为档案管理部门提供检查电子文件归档准确性提供依据

打印图纸时，在每张图纸上自动加载一个唯一的条形码。该条形码的算法采用国际EnCode13位条码。同时保证了在加载到每张图纸上时必须是唯一的。在归档纸质图纸时，例如归档硫酸图或者白图时，利用扫描枪扫描归档纸质图纸上的条形码，从而检索到与之对应的电子图进行归档，确保归档电子图和实物图的一致性（条形码的位置、比例、方向、角度和编号规则可以根据实际需要自由设定，下图条形码特意加大）。对于文档也同样适用。

3）、自动识别图签和表头、自动分类整理，实现文件智能入库

利用图形理解和识别技术，在打印时DWG、DGN、DOC、XLS等图纸或文件时，自动识别图纸图签或者文件表头信息，避免了归档人员输入文件属性的工作量，保证了数据归档的准确和快速。识别技术对图签格式和文件表头没有特殊要求，可以适应所有我院现有的图纸和文件表头。

4）、自动拆图入库，方便检索利用

对于一个文件名中包含多个图框的图纸，在归档时会自动根据图框分拆成多个只包含一个图框的文件；同时，分别自动识别每一个图签信息，总图和分拆开的图都会被一起收集上传到服务器，并建立一定的关联关系。

5）、关联文件绑定，保证文件的完整性

关联文件绑定技术令设计资源在上传入库时，将与所归档的电子文件有关联的文件、文本、字体、说明、外部引用等附件绑定在一起，保证电子文件在归档、查询、使用、转储过程中的完整性和准确性。

6）、自动转换PDF/DWF，保护知识产权

PDF/DWF自动转换插件令设计资源在上传入库时，除了上传原文件和关联文件外，还会自动转换成PDF或者DWF格式文件，以达到备份、远程浏览和保护原文件知识产权的目的。

2、解决历史底图扫描仪入库难题

目前我院全部历史纸质图纸都已扫描入库（TIF格式），且属性信息都完整录入系统，可方便的随时查找、浏览、打印需要的历史图纸，解决了纸质图纸刮、擦、磨损及占用库房空间等难题。

3、解决图文档资源可存、可管、可用等难题

1）、规范了企业管理

将我院有关的标准图库、通用图库、参考图库、规范库、项目库、实物底图库、实物蓝图库、光盘库等资源整合起来，推动了企业标准化、规范化进程。

2）、多种安全机制，实现资源安全

系统可以每一个用户赋予不同的操作权限，也可以对每一个文件和文件夹赋予相关的操作权限，提供权限管理、节点管理、流程管理、档案密级、用户等级、版本管理、操作追踪、文件追踪、消息提醒、秘文密码、加密传输、断点续传、系统预警、备份恢复、负载均衡等工具和机制确保系统和文件的足够安全性。

3）、多种检索方式，实现资源方便利用

提供提供在各种软件环境下十多种条件查找检索方式，如知识地图查询、缩略图查询、模糊查询、关联查询、纵向查询、横向查询、多条件查询、热点追踪、结果中查询等，实现高效、准确的资源查找。此外，它还能针对查询结果进行更多高级查询，以及可实现快速定位、借阅和导出报表。

●模糊查询：当用户在对文件不了解，而只知道文件的大概字眼时，可以在查询内容中输入相应的文字，系统便会将符合条件的所有类型（项目库、文件夹、文件等等）显示出来。

●纵向查询：当用户想在某个项目中查找某个文件时，我们可以采用纵向查询的方式，选择所属项目，并输入文件的关键字来进行查询。

●横向查询：当用户在对项目没有深入认识而对某一类型的产品深入了解的情况下，用户可以选择该类型，在属性字段中输入相应的信息来实现横向的查询。

●多条件查询：用户可以在所查询的字段中输入多个条件来进行查询，使查询结果更精确。

●缩略图浏览：用户除了可以查看档案属性信息之外，还可以采用文件缩略图的方式来进行浏览。

●关联查询：根据对应原则，用户可以文件查询到与其相关联的文件、附件，也可根据条形码查询到与底图、蓝图一一对应的电子图。

4）、全文检索、全图检索

除了针对文档可以进行全文检索外，针对图档还可以做到全图检索。即用户可以通过图档里面的任一文字信息来查询对应的图档文件，并将查找的结果和文本在图档的具体位置反馈给用户。

5）、实现异地浏览查看

内置统一的图文浏览组件，可直接异地浏览多种不同文档格式的文档（如dwg 、dwf、pdf、doc、jpg、tif、gif等），而无需安装相应的软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性，可灵活设置只读、打印保存权及修改权。不单省去了安装各类软件的麻烦，同时也节省了购买这些软件的昂贵费用。

4、实现系统集成和扩展

已经完成了与Portal、用友、明源系统数据层和应用层的集成，并为将来的信息化提供了中间数据接口。